FATTURA ELETTRONICA SENZA ERRORI CON I CONTRATTI DI OUTSOURCING

09-06-2015 17:27 -

L'obbligo di fattura elettronica, a breve esteso anche ai rapporti tra privati, ha alimentato la diffusione di contratti di outsourcing per la fatturazione senza errori. In questo scenario il servizio viene affidato completamente a società terze che si occupano di firmare, gestire e conservare tutta la documentazione per conto dell'impresa.

Fatturazione elettronica, quando conviene l'outsourcing
Quali sono i criteri di scelta del fornitore ideale? Non esiste una soluzione universalmente ideale ma la crescita esponenziale dei contratti di outsourcing è un dato emblematico che non si può ignorare. In particolare, per la digitalizzazione delle fatture, questa soluzione può essere ideale sotto diversi punti di vista: competenza richiesta su giuridici, tecnici, archivistici e di tutela della privacy; ruolo cruciale del cd responsabile della conservazione, ovvero un digital preservation Officer molto preparato e competente; aggiornamento e formazione professionale costanti per stare al passo con gli aggiornamenti richiesti ai fornitori.

Fatture elettroniche e contratti di outsourcing: requisiti
La legge n. 244 del 24 dicembre 2007, così come modificata dal Decreto Legislativo n. 201 del 2011, ha imposto l'obbligo di fattura elettronica per i rapporti con la Pubblica Amministrazione. Questo documento digitale richiede una firma elettronica dell'emittente. La fattura elettronica viene poi trasmessa ad uno specifico sistema di interscambio (SDI). L'articolo 5 del Decreto Ministero Economia e finanze 03.04.2013 n° 55 prevede espressamente per gli operatori economici la facoltà di avvalersi di "intermediari per la trasmissione, la conservazione e l'archiviazione della fattura elettronica mantenendo inalterate le responsabilità fiscali dell'ente emittente la fattura nei confronti delle PA". Ed è qui che si inseriscono i contratti di outsourcing. Le società terze possono gestire per conto di liberi professionisti e PMI, ma anche di grandi aziende, l'emissione delle fatture elettroniche nonché la loro trasmissione e la successiva conservazione digitale. Sebbene, come visto sopra, la responsabilità fiscale resta in capo all'emittente, il fornitore assume degli obblighi tra cui ad esempio quello di aggiornamento ed eventuale esibizione dei documenti conservati all'Amministrazione Finanziaria. Gli intermediari saranno altresì responsabili per danni di natura contrattuale ed extracontrattuale che derivano direttamente dei propri comportamenti causati da dolo e da colpa grave.