20 Febbraio 2018

DOCFLY CONSERVAZIONE DIGITALE - START UP 1GB

codice: docfly-su1GB - conservazione digitale a norma
novità
una tantum

Comprende:
  • Configurazione Iniziale
  • Archivio Conservazione
  • N° 2 Utenti Abilitati
  • N° 2 Classi Documentali
240,00 / n
iva 22% esc.
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DocFly // Conservazione Digitale a Norma

Cosa

DocFly un servizio di conservazione digitale, conforme alle disposizioni normative contenute all'interno del DPCM del 3 Dicembre 2013 ed agli standard tecnici espressamente richiamati dal decreto stesso. La soluzione permette di gestire e conservare a norma qualsiasi tipo di documento informatico, sia in ambito amministrativo che fiscale, rispondendo quindi, con un'unica soluzione, a tutte le esigenze di conservazione a norma di legge di ogni realt produttiva. DocFly assicura, dalla presa in carico fino all'eventuale scarto, la conservazione di documenti e fascicoli informatici, inclusi i metadati associati, garantendo al tempo stesso i requisiti di autenticit, integrit, affidabilit, leggibilit, reperibilit.

Caratteristiche principali

DocFly - Conservazione digitale a norma, in linea con le disposizioni vigenti, presenta le seguenti caratteristiche:
salvaguardia dell'integrit dei documenti informatici conservati mediante apposizione della firma digitale;
prolungamento della validit del documento con apposizione della marca temporale al pacchetto di archiviazione;
versamento multicanale dei documenti da sottoporre in conservazione;
accesso diretto tramite interfaccia Web sicura ai documenti informatici conservati;
totale sicurezza nella trasmissione dei documenti informatici da sottoporre a conservazione;
completo monitoraggio delle fasi di elaborazione dei documenti;
gestione degli utenti con possibilit di autorizzare l'accesso solo alle classi documentali di competenza;
reportistica relativa allo status di utilizzo del servizio DocFly.
Tramite DocFly possibile conservare correttamente documenti di vario tipo: amministrativi, a rilevanza tributaria, documenti generici e messaggi PEC.

Formati gestiti

In linea con la normativa vigente il sistema consente la conservazione dei seguenti formati: PDF/PDF-A, TIF, JPG, Office Open XML (OOXML), ODF (Open Document Format), XML, TXT, formati messaggi di posta elettronica.

Metadati

La normativa vigente esplicita i metadati minimi da associare a qualsiasi documento informatico, ovvero, gli indici che devono essere ad esso associati, a prescindere dalla specializzazione che questo assume (amministrativo, fiscale, ecc.).
Oltre a quanto previsto dalla normativa possibile specificare ulteriori metadati da associare ai documenti quali, ad esempio, il numero delle pagine, l'anno, il periodo d'imposta ed altro. Tali ulteriori metadati sono oggetto di indicizzazione da parte del sistema e costituiscono nuove chiavi di interrogazione e ricerca.

Canali di acquisizione dei documenti

I canali di versamento sicuri che il sistema mette a disposizione al fine di ricevere la documentazione soggetta a conservazione sono:
Web services: il canale preferenziale per integrare le applicazioni ed i sistemi del cliente con il sistema di conservazione.
Attraverso le interfacce disponibili possibile sia trasferire documenti sia interrogare il sistema per reperire lo stato dei documenti messi in conservazione;
FTP/Cartella: tramite questo canale possibile, mediante un client FTP, trasferire i documenti in un'apposita area. Questa modalit consente l'upload di un unico file compresso (zip) contenente tutti i file del lotto di conservazione ed particolarmente indicata per l'inoltro di grosse moli di documenti;
Http/Online: possibile effettuare l'upload dei singoli documenti o dell'intero archivio, tramite pannello Web.

Processo di conservazione e condizioni di versamento

La ricezione dei documenti avviene attraverso la costruzione di un Pacchetto di Versamento (PdV) che contiene, oltre ai documenti, i metadati ad essi associati (indice), il cui formato deve essere concordato con il conservatore Aruba PEC utilizzando l'apposita Scheda di Conservazione. Fra i diversi aspetti da concordare, i principali sono: le tipologie di documenti da conservare, metadati, eventuali informazioni extra, i formati da adottare per ogni classe/tipo di documento, le modalit e canali di trasferimento dei documenti nell'archivio (ws, ftp, http) ed ulteriori. L'indice del pacchetto di versamento un file XML che contiene le informazioni caratterizzanti il pacchetto stesso, quali, a titolo esemplificativo ma non esaustivo: id univoco del PdV, id univoco di ogni documento comprensivo della sua impronta e dei metadati che lo descrivono ed altro. Il sistema di conservazione, una volta ricevuti i pacchetti di versamento, avvia da subito dei controlli di qualit circa la regolarit di formazione del pacchetto stesso nonch dei dati relativi ai documenti che formeranno oggetto di deposito. I controlli e le notifiche riguardanti le diverse operazioni, che si succedono lungo il processo di conservazione, sono documentate all'interno del manuale del sistema di conservazione.

Gestione e funzionalit del sistema di conservazione

Il servizio accessibile tramite interfaccia Web. In particolare, previsto un pannello di gestione attraverso il quale, l'utente dispone di tutti gli strumenti utili per la gestione delle sue attivit, in linea con i privilegi specifici che sono stati previsti per quella utenza, tra cui:

creazione e profilazione utenti: all'attivazione del servizio prevista la creazione di un account master che consente al cliente di creare e gestire in completa autonomia, uno o pi profili, sulla base delle utenze in suo possesso;

funzionalit di ricerca e download: tutti i documenti archiviati e conservati possono essere consultati successivamente attraverso le funzionalit di ricerca. L'utente pu effettuare il semplice download dei documenti conservati o richiedere la produzione di un pacchetto di distribuzione a norna di legge;

gestione dei processi: l'utente ha la possibilit di visualizzare lo stato reale dei processi di conservazione, incluse notifiche e log relativamente ai documenti versati sul sistema di conservazione;

notifiche: le diverse operazioni, che si succedono lungo il processo di conservazione, sono notificate in automatico dal sistema e inviate via email (PEC) ai riferimenti indicati dal cliente;

reportistica: il sistema permette di verificare in tempo reale l'utilizzo delle risorse allocate ad uno o pi archivi collegati al cliente, ed inoltre, fornisce uno strumento di reportistica su base mensile, in grado di identificare per il periodo di riferimento scelto, l'allocato e consumato effettivo delle risorse. I report possono essere salvati e recuperati;

alert: l'utente riceve degli alert con notifica via email relativamente alle seguenti informazioni: superamento livelli di soglia prestabiliti, rinnovo contrattuale, pagamenti ed altre informazioni relative al contratto.

Modalit di erogazione del servizio e architettura del sistema

Il servizio DocFly - Conservazione Digitale a norma erogato in modalit outsourcing tramite l'infrastruttura ospitata presso i data center del Gruppo Aruba che rispondono agli elevati standard TIER IV. I dati archiviati sono custoditi al suo interno e i massimi livelli di sicurezza adottati in queste strutture impediscono interruzioni del servizio o tentativi di intrusione e manomissione. La soluzione prevede un'architettura modulare che presenta le seguenti caratteristiche:

affidabilit: totale ridondanza ai guasti HW e SW di ogni singolo componente;

scalabilit: l'architettura progettata per gestire l'elaborazione di grandi volumi di dati;

flessibilit: la soluzione facilmente integrabile e customizzabile;

storage replicato: il dato posto in conservazione sempre memorizzato in almeno due infrastrutture storage.

Il servizio DocFly in dettaglio

Caratteristiche generali del servizio

Specifiche tecniche

SLA complessiva sul servizio

99,95% uptime nel versamento e consultazione

Assistenza

Sistema di ticketing e canale telefonico

Fasi elaborazione Pacchetti di Versamento

Specifiche tecniche

Presa in carico del PdV (rapporto di versamento)

Notifica al cliente entro 48 ore dal ricevimento dell'ultimo documento contenuto nel pacchetto di versamento

Invio in conservazione del PdA (costituiti da uno o pi PdV)

Notifica al cliente entro 96 ore dal ricevimento dell'ultimo documento

Comunicazioni durante il processo

Specifiche tecniche

Rapporto di Versamento - PdV Validato

Notifica entro 4 ore dalla effettiva presa in carico del PdV

Rapporto di Conservazione - PdV Conservato

Notifica entro 4 ore dall'effettiva conservazione del PdV

Richiesta di Esibizione

Specifiche tecniche

Produzione del Pacchetto di Distribuzione

Notifica entro 24 ore dalla richiesta di produzione del PdD

Assistenza e canali

E' possibile chiedere assistenza attraverso canali telefonici oppure via Ticketing System da assistenza.arubapec.it. In entrambi i casi, possibile accedere all'assistenza erogata direttamente da esperti in grado di risolvere problemi infrastrutturali inerenti al servizio.

Tempo medio presa in carico segnalazione: 4 ore // Assistenza telefonica 0575-050036

Assistenza.arubapec.it Assistenza tecnica e amministrativa 24h

Ver. 2.1 valida dal 11/2014

www.pec.it

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  • l´interessato ha il diritto di opporsi in tutto o in parte per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, sebbene pertinenti allo scopo della raccolta;
  • ha il diritto di opporsi al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale;
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MODALITA´ DEL TRATTAMENTO

I dati personali oggetto di trattamento sono:
  • trattati in modo lecito e secondo correttezza;
  • raccolti e registrati per scopi determinati, espliciti e legittimi, ed utilizzati in altre operazioni del trattamento in termini compatibili con tali scopi;
  • esatti e, se necessario, aggiornati;
  • pertinenti, completi e non eccedenti rispetto alle finalità per le quali sono raccolti o successivamente trattati;
  • È prevista l´adozione di ogni misura idonea a garantire la riservatezza e la sicurezza dei Suoi dati personali che, unitamente alla richiesta formulata, giungeranno sotto forma di mail al nostro indirizzo info@civitasnetwork.it.
I suoi dati potranno essere:
  • mantenuti nei nostri archivi per comunicazioni future;
  • conservati in una forma che consenta l´identificazione dell´interessato per un periodo di tempo non superiore a quello necessario agli scopi per i quali essi sono stati raccolti o successivamente trattati.

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Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 - Codice in materia di protezione dei dati personali
(http://www.garanteprivacy.it/garante/doc.jsp?ID=1042761). Questo riportato è l´indirizzo controllato in data 28/11/2008 se successivamente variato, non è di nostra competenza, ti consigliamo di cercare sul sito del Garante della Privacy e/o sul sito della Guardia di Finanza.
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