20 Febbraio 2018

DOCFLY CONSERVAZIONE PEC

codice: docfly-pec - conservazione digitale a norma
novità
Servizio Aggiuntivo Conservazione Casella PEC

NORMATIVA DI RIFERIMENTO
  • DPR n.68 del 11 febbraio 2005: Regolamento recante disposizioni per l´utilizzo della PEC
  • D.Lgs. n.82 del 7 marzo 2005: Codice dell´Amministrazione digitale, coordinato e aggiornato dal D.Lgs. n.235 del 30 dicembre 2010
  • DPCM del 6 maggio 2009: Disposizioni in materia di rilascio e uso di caselle PEC
  • D.L. n.179 del 18 ottobre 2012 (conv. Legge n.221 del 17 dicembre 2012) - artt. 16‐18: Giustizia digitale - Utilizzo della PEC nel fallimento e nelle procedure concorsuali
  • Decreto Ministero Giustizia n.48 del 3 aprile 2013: Regole tecniche informatiche per il processo civile e il processo penale (Avvocati)
  • DPCM del 3 dicembre 2013: Regole tecniche in materia di conservazione dei documenti digitali

UTILIZZO E CONSERVAZIONE

La PEC è un documento informatico!
Le nuove Regole Tecniche in materia di conservazione dei documenti informatici (DPCM 3 dicembre 2013) impongono alla PA e ai privati una serie di requisiti necessari ad attribuire il valore legale al documento informatico conservato, tra cui vale la pena ricordare:
  • l´adozione di un sistema di conservazione a norma (art. 3)
  • l´adozione di metodologie, procedure e modelli organizzativi volti a definire i processi di conservazione più idonei a garantire i requisiti di autenticità, integrità e leggibilità del documento informatico nel tempo, di cui all´art.3 (artt. 4 e 5)
  • la definizione dei ruoli e delle responsabilità delle figure coinvolte ed in particolare la nomina obbligatoria di un Responsabile della Conservazione (artt. 6 e 7)
  • la redazione obbligatoria del Manuale della Conservazione (art. 8)
  • la realizzazione del processo di conservazione di cui all´art. 9 secondo i requisiti tecnici previsti negli allegati al Decreto.
Il gestore del servizio PEC è obbligato alla conservazione per 30 mesi dei soli tracciati delle trasmissioni dei messaggi (file log). Nulla viene conservato in merito al contenuto del messaggio PEC e degli eventuali allegati.
Lo scambio di informazioni attraverso l´utilizzo della PEC è garantito dall´utilizzatore mediante l´adozione di un sistema a norma di conservazione del documento informatico.
Aziende e professionisti che sono obbligati e intendono mantenere il valore legale nel tempo dei messaggi PEC si avvalgono, pertanto, di un sistema di conservazione dei messaggi PEC, nonché delle loro ricevute e degli eventuali allegati. Un sistema di conservazione a norma garantisce l´opponibilità a terzi in giudizio del documento informatico (PEC).

I messaggi di Posta Elettronica Certificata devono essere conservati almeno una volta all´anno o comunque prima della scadenza del certificato di sottoscrizione.

IT civitas.net, Partner Aruba Pec, effettua il servizio per la conservazione a norma delle PEC.

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FINALITA´ DELLA RACCOLTA E TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
I Suoi dati vengono raccolti per poterla contattare in caso di problemi, per poterle inviare informazioni generiche, comunicazioni di aggiornamenti.

DIRITTI DELL´INTERESSATO - UTENTE
In base a tale articolo l´utente ha il diritto di ottenere:
  • l´aggiornamento, la rettifica e l´integrazione dei dati che lo riguardano;
  • la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge;
  • l´interessato ha il diritto di opporsi in tutto o in parte per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, sebbene pertinenti allo scopo della raccolta;
  • ha il diritto di opporsi al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale;
  • la conferma o meno di dati che La riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile;
  • l´indicazione dell´origine dei dati personali, delle finalità e modalità di trattamento, della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l´ausilio di strumenti elettronici, degli estremi identificativi del titolare e del responsabile e dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di responsabili o incaricati.

MODALITA´ DEL TRATTAMENTO

I dati personali oggetto di trattamento sono:
  • trattati in modo lecito e secondo correttezza;
  • raccolti e registrati per scopi determinati, espliciti e legittimi, ed utilizzati in altre operazioni del trattamento in termini compatibili con tali scopi;
  • esatti e, se necessario, aggiornati;
  • pertinenti, completi e non eccedenti rispetto alle finalità per le quali sono raccolti o successivamente trattati;
  • È prevista l´adozione di ogni misura idonea a garantire la riservatezza e la sicurezza dei Suoi dati personali che, unitamente alla richiesta formulata, giungeranno sotto forma di mail al nostro indirizzo info@civitasnetwork.it.
I suoi dati potranno essere:
  • mantenuti nei nostri archivi per comunicazioni future;
  • conservati in una forma che consenta l´identificazione dell´interessato per un periodo di tempo non superiore a quello necessario agli scopi per i quali essi sono stati raccolti o successivamente trattati.

I dati possono essere archiviati su server Italiasport.net s.r.l. oppure in copia di sicurezza archiviati dal proprietario del sito internet.

AMBITO DI COMUNICAZIONE E DIFFUSIONE DEI DATI
  • I dati da Lei forniti saranno trattati esclusivamente da personale esplicitamente incaricato con strumenti automatizzati e potranno essere comunicati a terzi solo nel caso in cui ciò sia necessario per la fornitura del servizio e/o del prodotto richiesto;
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I dati personali oggetto di trattamento sono custoditi e controllati, anche in relazione alle conoscenze acquisite in base al progresso tecnico, alla natura dei dati e alle specifiche caratteristiche del trattamento, in modo da ridurre al minimo, mediante l´adozione di idonee e preventive misure di sicurezza, i rischi di distruzione o perdita, anche accidentale, dei dati stessi, di accesso non autorizzato o di trattamento non consentito o non conforme alle finalità della raccolta.

NATURA DEL CONFERIMENTO E CONSEGUENZE DI UN EVENTUALE RIFIUTO DI RISPONDERE
Il conferimento dei Suoi dati (limitatamente ai dati richiesti come obbligatori) è obbligatorio poiché, in mancanza, potrebbe risultare pregiudicata la possibilità di recapitarLe una risposta. Gli ulteriori dati (i dati opzionali) sono facoltativi ed il loro mancato conferimento non inficia la possibilità di ottenere risposta da parte nostra.
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Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 - Codice in materia di protezione dei dati personali
(http://www.garanteprivacy.it/garante/doc.jsp?ID=1042761). Questo riportato è l´indirizzo controllato in data 28/11/2008 se successivamente variato, non è di nostra competenza, ti consigliamo di cercare sul sito del Garante della Privacy e/o sul sito della Guardia di Finanza.
Titolare del trattamento di dati personali è CivitasNet sas - Via Torino, 40 - 93011 Butera CL - Tel. 0934 1935783 - E-mail: info@civitasnetwork.it. Responsabile della Privacy è l´Amministratore Dott. Gaetano Marino.
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