DocFly è un servizio di conservazione digitale, conforme alle disposizioni normative contenute all´interno del DPCM del 3 Dicembre 2013 ed agli standard tecnici espressamente richiamati dal decreto stesso. La soluzione permette di gestire e conservare a norma qualsiasi tipo di documento informatico, sia in ambito amministrativo che fiscale, rispondendo quindi, con un´unica soluzione, a tutte le esigenze di conservazione a norma di legge di ogni realtà produttiva. DocFly assicura, dalla presa in carico fino all´eventuale scarto, la conservazione di documenti e fascicoli informatici, inclusi i metadati associati, garantendo al tempo stesso i requisiti di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità.
Il processo di dematerializzazione della PA è tracciato da indicazioni normative specifiche che spingono verso l´eliminazione del cartaceo, la razionalizzazione dei flussi documentali, la riduzione dei costi, la riduzione dei tempi di evasione delle pratiche per il miglioramento dell´efficienza. Ciò si ottiene sostituendo i documenti analogici con quelli informatici modificando i processi gestionali per arrivare alla dematerializzazione.
Come ogni documento appartenente alla Pubblica Amministrazione che deve essere classificato, fascicolato e archiviato, anche il documento informatico – rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti – è considerato bene culturale e, quindi, deve essere conservato, secondo modalità stabilite dalla legge.
Inoltre, la natura stessa di alcuni documenti (come scritture contabili, corrispondenza, atti ecc.) ne rende necessaria una corretta conservazione al fine di tutelarne la validità legale.
La Pubblica Amministrazione, dunque, si trova a dover affrontare le criticità di gestione e conservazione digitale dei documenti informatici in diversi ambiti dove, peraltro, le disposizioni di legge sono sempre più stringenti.
Ne sono esempi:
- Fattura elettronica: dopo la prima tappa dell´obbligo nei rapporti con la PA centrale (giugno 2014), a partire dal 31 marzo 2015 riguarderà tutta la PA portando con sé le problematiche legate alla sua ricezione e conservazione (definite da regole tecniche specifiche, previste dal D. MEF 17/06/2014).
- PEC: dal 1 luglio 2013 i provvedimenti e le comunicazioni della PA verso le imprese devono avvenire solo in formato digitale così come le comunicazioni tra imprese e PA devono avvenire solo via PEC. La PEC è un documento che, al pari di fatture, lettere, telegrammi, deve essere conservato per 10 anni ma i provider PEC non memorizzano il contenuto del messaggio e tengono traccia solo della transazione per un periodo limitato a 30 mesi. Resta, pertanto, il problema della conservazione a lungo termine.
- Registro giornaliero di Protocollo: dal 12 ottobre 2015 dovrà obbligatoriamente essere generato informaticamente e trasmesso entro la giornata lavorativa successiva al sistema di conservazione, garantendone l´immodificabilità del contenuto (D.P.C.M. del 03/12/2013 Regole Tecniche sul Protocollo Informatico).
- Mandato informatico: entro il 31 dicembre 2014, con la circolare AgID n. 64/2014, è posto l´obbligo di utilizzo dell´Ordinativo Informatico nel colloquio con le banche tesoriere nel formato identificato come standard; non è più possibile fare gli ordinativi in modalità cartacea.
- Atti amministrativi, contratti o qualsiasi documento sottoscritto mediante firma digitale: essendo documenti informatici, sono soggetti a conservazione.
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